Cómo limpiar, comprimir y reducir el tamaño del buzón en Microsoft Outlook

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Microsoft Outlook, un cliente para los servicios de correo electrónico de Outlook o Live, guarda correos electrónicos y archivos adjuntos sin conexión. El tamaño de la base de datos sigue creciendo a medida que recibe y envía correos electrónicos. Si bien garantiza que pueda acceder a su correo electrónico cuando no está conectado a Internet, también significa que los buzones siguen creciendo en tamaño. En este artículo, compartiremos cómo comprimir y reducir el tamaño del buzón en Microsoft Outlook.

Limpie, comprima y reduzca el tamaño del buzón en Outlook

La desventaja de tener un buzón más grande es que ralentiza la experiencia. Se tarda más en abrir y buscar cualquier cosa. Además de eso, los proveedores de correo electrónico como Office 365 limitan el tamaño máximo del buzón. Esto significa que no podrá enviar ni recibir ningún correo electrónico a menos que reduzca el tamaño de su buzón en Microsoft Outlook.

¿Dónde se almacenan todos los datos de los buzones de Outlook?

Si utiliza la función POP o IMAP, todos los archivos, correos electrónicos, carpetas, contactos, etc. se almacenan en archivos de datos de Outlook (.pst). Si usa una cuenta de Office 365, Exchange o Outlook.com, los datos del buzón están disponibles en un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost). Si bien eliminar correos electrónicos y archivos adjuntos puede ayudar, no se reducirá por sí solo si guarda toda la información en un archivo PST.

Nota: Hemos discutido otras dos formas de eliminar archivos de Outlook. Será más útil si los usa y luego reduce manualmente el tamaño del archivo del buzón.

Comprimir y reducir archivos de datos de Outlook (.pst)

La ventaja de un archivo PST es que compacta automáticamente la base de datos en segundo plano cuando elimina correos electrónicos. El proceso de compactación ocurre cuando no está utilizando Outlook. También puede optar por comprimir manualmente siguiendo estos pasos:

1. Abra Outlook y elimine los elementos no deseados. Cuando se elimina, el archivo va a la carpeta Elementos eliminados. Haz clic derecho y vacíalo.
2. Haga clic en Archivo > Configuración de la cuenta >Configuraciones de la cuenta.
3. cambiar a archivos de información Etiqueta. Seleccione los archivos de datos para comprimir.luego haga clic configurar.
4. Haga clic en la pestaña Avanzado > Configuración del archivo de datos de Outlook.
5. En el cuadro de diálogo Configuración del archivo de datos de Outlook, haga clic en comprimir ahora luego haga clic OK.

Según el tamaño del archivo PST, la compresión puede tardar varios minutos.

Comprimir y reducir archivos de datos de Outlook sin conexión (.ost)

Muchas cuentas de correo electrónico utilizan archivos de datos de Outlook sin conexión para almacenar datos. Un archivo de datos de Outlook sin conexión o OST es similar a un archivo de datos de Outlook o PST, con una excepción. No puede importar o exportar a un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost).

1. hacer clic documento > configuración de la cuenta, configuración de la cuenta.
2. existir archivos de información pestaña, haga clic en el archivo de datos que desea comprimir y, a continuación, haga clic en configurar.
3. hacer clic avanzado Etiquetas > Configuración del archivo de datos de Outlook.
4. En el cuadro de diálogo Configuración del archivo de datos de Outlook, haga clic en comprimir ahora luego haga clic OK.

Usa un limpiador de correo

Outlook proporciona un limpiador de correo integrado, o puede usar el limpiador de archivos adjuntos de Outlook para buscar mensajes antiguos y grandes que se pueden eliminar o mover a un archivo PST. También puede eliminar copias de correos electrónicos que entren en conflicto con el servidor de correo electrónico. A veces eliminamos archivos del servidor, pero aún están disponibles en el cliente que ocupa espacio.

Ejecute la herramienta de limpieza de buzones

1. Haga clic en Archivo > Herramientas > Limpieza del buzón.
2. Seleccione Ver tamaño del buzón, Buscar elementos más antiguos, Buscar elementos más antiguos, Ver tamaño de elementos eliminados, Vaciar carpeta de elementos eliminados, Ver tamaño de conflictos o Vaciar conflictos para realizar la tarea deseada.

Utilice la herramienta Conversación de limpieza en Outlook

Outlook para Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016 Office para empresas, Outlook 2013 y más tienen herramientas para limpiar conversaciones. Las conversaciones o los hilos de correo electrónico son una cosa. Las «herramientas de conversación» son inteligentes. Evaluará el contenido de cada mensaje y si parte del correo electrónico está disponible en algún mensaje de vista previa, lo eliminará.

En Microsoft Outlook, tiene tres opciones para comprimir y reducir el tamaño del buzón

• Limpieza de inspecciones para conversaciones seleccionadas.
• Limpieza de carpetas revisa las carpetas seleccionadas.
• La limpieza de carpetas y subcarpetas también verifica las subcarpetas.

Estos son los mejores consejos para ayudarlo a comprimir y reducir el tamaño del buzón en Microsoft Outlook. Sin embargo, siempre asegúrese de no eliminar archivos importantes por accidente.

sigue leyendo: Cómo optimizar y acelerar Microsoft Outlook.

Recuerda que todos los datos aquí expuestos son solo una recopilación de internet, no debe ser usado como una fuente final.